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你真的会写电子邮件吗?

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发表于 2017-3-8 17:28 |显示全部楼层
  身在职场,除了各种公文写作,还有电子邮件这个常用的工具。电子邮件会传达出你的个人品牌,同时也会影响你的职场声誉。
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  发送电子邮件有哪些常见的错误呢?

  邮件太长,难以消化:成年人的注意力只有8秒,所以每一刻都很重要:直接切入重点就好了。

  邮件抄送很多人:如果是这样,你就要问问自己,究竟谁才真正需要接收到这封邮件?记住,你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担,特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。

  邮件内容不完整:虽然要长话短说,但是也不能简要得过于突兀。千万不要在邮件中只写个一词半句,进行思维跳跃,而不考虑对方是否能够跟得上。之前,你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题?如果是这样,就说明你的电子邮件需要更具条理性,以及需要加入更多背景。

  邮件重点不明确:要确保对方知道问题是什么,以及为什么要他回复。尽管我们的工作离不开电子邮件,但是回复邮件并不是什么高深的事务。如果想让读者消化你的信息,甚至采取行动,就要将信息写得简单明了。
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  从写下一封电子邮件开始,请遵循以下规则:

  在主题一栏明确注明邮件目的。如果在主题前面加上标题(例如【行动】、【通知】)就更好了,这样做能够帮助对方弄明白回复的重点是什么。

  在电子邮件开头就明确提出要求,以防对方没有看到预览以外的内容。这样一来,就在无形中提高了对方理解邮件重点的机会。

  如果要把任务分配给某人或者向某人提出问题,可以在邮件正文中将此人名字加粗,这样就大幅提升了获得所需注意力的机会。

  花些时间,把邮件尽可能写得有礼貌一些,帮助对方真正了解你想说的话。
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